Zunächst müssen die INCI-Zusammensetzung und die CAS-Nummern überprüft werden, einschließlich der Zusatzstoffe (Konservierungsmittel, Produkte zur pH-Regulierung usw.). Es kann verschiedene CAS-Nummern für ein und denselben Inhaltsstoff geben. Fragen Sie bei Ihrem Lieferanten nach, bevor Sie ein Produkt ablehnen. Erkundigen Sie sich auch, ob es denselben Rohstoff mit anderen Zusatzstoffen gibt, wenn Ihnen die Standardzusätze nicht zusagen.

Analysieren Sie die Spezifikationen: Wenn Sie kein strategischer Kunde des Herstellers sind, sind die Spezifikationen nicht verhandelbar. Bei geringfügigen Abweichungen von den Spezifikationen Ihres Referenzrohstoffs sollten Sie Parameter für Parameter kritisch analysieren, ob und wie sich dies auf Ihr Endprodukt auswirken könnte. Sie werden sicher überrascht sein, wie irrelevant manche Parameter sind.

Prüfen Sie die Einhaltung der einschlägigen Verordnungen und Richtlinien: Rohstoffe für Kosmetika, Pharmazeutika, Lebensmittel, Ökolabels.

Vergewissern Sie sich, dass Ihre Einkaufsabteilung mit dem potenziellen neuen Lieferanten die Mindestbestellmenge, den Preis und die Verfügbarkeit des alternativen Rohstoffs geprüft hat, einschließlich der Möglichkeit, Muster zu erhalten.

Bei einfachen Rohstoffen ohne Variablen in der Zusammensetzung, wie Glycerin, Butylenglykol, Cyclopentasiloxan oder einigen Estern, ist nichts weiter zu tun. Die Prüfung der Unterlagen ist ausreichend.

Für komplexere Inhaltsstoffe wie Polymere, Modifikatoren der Fließfähigkeit und Lösungsvermittler sind Laborversuche erforderlich.  Um sicherzustellen, dass die Funktionalität des zu validierenden Rohstoffs mit der Ihres Standards vergleichbar ist, müssen Sie eine Laborcharge unter Verwendung der Alternative in der Portfolioformel des Unternehmens herstellen, die den höchsten Prozentsatz an Rohstoff enthält. Neben der Kontrolle der organoleptischen Parameter müssen auch die chemisch-physikalischen Parameter des Fertigerzeugnisses, insbesondere pH-Wert und Viskosität, analysiert werden.

Labortests werden auch für Rezepturen mit geringeren Anteilen des zu ersetzenden Inhaltsstoffs empfohlen, die bekanntermaßen empfindlicher sind, z. B. bei Ersatz eines Emulgators in einer Rezeptur, die bei hohen Temperaturen nicht vollkommen stabil ist, Ersatz eines Lösungsvermittlers in einer Lösung, die bei Raumtemperatur nicht völlig transparent ist.

Bei Viskositätsschwankungen ist es wichtig, das Produkt in seiner Endverpackung zu testen, um sicherzustellen, dass keine negativen Auswirkungen auf seine Funktionalität vorliegen. Dies gilt insbesondere für Spender. Auch die Farbe lässt sich immer am besten in der Endverpackung beurteilen, da Abweichungen, die in der Masse sichtbar sind, bei der Verwendung in der Verkaufsverpackung eventuell nicht wahrnehmbar sind.

Wenn der Inhaltsstoff für die Stabilität des Produkts entscheidend ist (z. B. Emulgatoren), sollten auch beschleunigte Alterungstests durchgeführt werden, wobei die Dauer von 6 bis 4 Monaten auf 3 bis 1 Monat verkürzt werden kann.

Bei der Substitution von Wirkstoffen muss zusätzlich zu den Stabilitätstests auch die Notwendigkeit einer Wiederholung etwaiger Wirksamkeitstests geprüft werden, z. B. im Falle von nicht titrierten Pflanzenextrakten, allerdings nur dann, wenn sie in einem Anteil vorhanden sind, der nicht nur Marketingzwecken dient.